Privacy Policy

プライバシーポリシー

株式会社wabi housing（以下「当社」といいます。）は、当社が「wabi office」の名称で提供する登記住所サービスおよび郵便物受取サービス（以下「本サービス」といいます。）に関して、お申し込みをされた方、会員の方、およびお問い合わせをいただいた方（以下、総称して「お客様」といいます。）の個人情報を、以下の方針（以下「本ポリシー」といいます。）に従って取り扱います。

第1条（事業者情報）

第2条（法令等の遵守）

当社は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）、犯罪による収益の移転防止に関する法律、その他の関係法令、および個人情報保護委員会が定めるガイドラインを遵守し、個人情報を適正に取り扱います。

第3条（取得する情報）

当社は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。

1. お申込フォームでご入力いただく情報
   1. メールアドレス
   2. 氏名およびフリガナ
   3. 生年月日
   4. 住所
   5. 電話番号
   6. 会社名およびフリガナ
   7. 会社の住所
   8. ウェブサイトのURL
   9. 郵便物の転送先（宛名、住所、およびお客様との関係性）
   10. 実質的支配者に関する情報（株式の上場の有無、実質的支配者の種別、ならびに実質的支配者の氏名、住居および生年月日）
   11. 事業内容
   12. 本サービスの利用目的
2. 本人確認のためにご提出いただく書類および情報
   1. 個人のお客様：本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード（表面）、パスポート、在留カード等）
   2. 法人のお客様：登記事項証明書および代表者の本人確認書類
   3. 法人の設立を予定しているお客様：代表者となる方の本人確認書類（設立後に登記事項証明書）
   4. 外国法人および海外在住のお客様：当社が個別にご案内する書類
3. 決済に関する情報。銀行振込により取得する振込人名義および入金の記録
4. 本サービスの利用に伴い取得する情報。郵便物等の宛名、差出人および種別、到着・転送の記録、PDFスキャンにより電子化した郵便物等の内容、ならびに当社とのやり取りの記録（電子メール、電話、オンライン面談）
5. 自動的に取得する情報。IPアドレス、Cookie識別子、ブラウザおよび端末の種類、閲覧したページ、アクセス日時
6. 当社は、個人番号（マイナンバー）を取得しません。マイナンバーカードを本人確認書類としてご提出いただく場合は、個人番号が記載された裏面をご提出にならないようお願いします。

第4条（取得の方法）

1. 当社は、次の方法により個人情報を取得します。
   1. お申込フォームその他、当社ウェブサイト上のフォームへのご入力
   2. 本人確認書類等のアップロードまたは送付
   3. 電子メール、電話、オンライン面談等によるやり取り
   4. 郵便物受取サービスにおける郵便物等の受取、およびお客様のご依頼に基づくスキャン
   5. Cookie等の技術による自動的な取得
2. 当社は、偽りその他の不正の手段により個人情報を取得しません。

第5条（利用目的）

1. 当社は、取得した個人情報を次の目的のために利用します。
   1. お申し込みの受付、犯罪による収益の移転防止に関する法律に基づく本人確認（取引時確認）、ならびに利用審査のため
   2. 本サービスの提供のため（当社住所の使用許諾、郵便物等の受取・保管・転送・到着通知・スキャンを含みます）
   3. 利用料金の請求、決済、および未払いの場合の督促のため
   4. 本サービスに関する連絡、お知らせ、および重要な変更の通知のため
   5. お問い合わせへの対応のため
   6. 法令に基づく対応（捜査機関、行政機関、裁判所等からの照会への対応を含みます）、および法令に基づく記録の保存のため
   7. 不正利用の防止、および利用規約違反への対応のため
   8. お客様の同意に基づく、提携する専門家（司法書士、税理士、行政書士等）または金融機関のご紹介のため
   9. 本サービスの改善、新たなサービスの検討、および個人を識別できない形式での統計データの作成のため
2. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。
3. 当社は、利用目的を変更する場合、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、変更後の利用目的をお客様に通知し、または公表します。

第6条（本人確認書類の取扱い）

1. 本人確認書類およびこれに含まれる情報は、本人確認（取引時確認）、および法令に基づく記録の保存のためにのみ利用し、他の目的には利用しません。
2. 本人確認書類は、アクセス権限を限定した保管環境で管理し、閲覧できる従業員を業務上必要な最小限の範囲に限定します。
3. 本人確認書類および取引に関する記録は、利用契約の終了後7年間保存し、保存期間の経過後、遅滞なく削除または廃棄します。
4. 審査の結果、お申し込みを承諾しなかった場合にご提出いただいた本人確認書類は、審査結果の通知後30日以内に削除します。

第7条（安全管理措置）

当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損を防止するため、次の措置を講じます。

1. 組織的安全管理措置：個人情報の取扱いに関する責任者の設置、取扱規程の整備、および取扱状況の定期的な点検
2. 人的安全管理措置：従業員に対する教育の実施、および秘密保持に関する誓約の取得
3. 物理的安全管理措置：郵便物等および書類を保管する区域への入退室の管理、ならびに盗難および紛失の防止
4. 技術的安全管理措置：アクセス制御、通信および保存データの暗号化、ならびに不正アクセスの監視
5. 外的環境の把握：外国において個人情報を取り扱う場合、当該国の個人情報保護制度を把握したうえで必要な措置を講じます（当社が利用するクラウドサービスの所在国：米国）

第8条（委託）

1. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部の事業者に委託することがあります。委託先の例は次のとおりです。
   1. クラウドサービス、業務用チャットおよび電子メールサービスの提供事業者（Cloudflare、Slack、Google Workspace）
   2. 郵便物等の転送に係る郵便事業者および配送事業者
   3. システムの開発および保守を行う事業者
2. 当社は、委託先を適切に選定し、契約により個人情報の適切な取扱いを義務づけるとともに、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

第9条（第三者提供）

1. 当社は、次の場合を除き、あらかじめお客様の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。
   1. 法令に基づく場合
   2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2. お客様の同意に基づき、提携する司法書士、税理士、行政書士その他の専門家または金融機関にお客様をご紹介する場合、当社は、ご紹介に必要な範囲の情報（氏名、会社名、連絡先、ご依頼内容の概要等）を当該紹介先に提供します。紹介先における個人情報の取扱いは、当該紹介先の方針に従います。
3. 合併、事業譲渡その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合は、個人情報保護法の定めに従って取り扱います。
4. 外国にある第三者に個人情報を提供する場合は、個人情報保護法の定めに従い、あらかじめお客様の同意を取得するか、または法令が定める基準に適合する体制を整備した第三者に限って提供します。

第10条（共同利用）

当社は、現在、個人情報の共同利用を行っていません。将来、共同利用を行う場合は、共同利用する個人情報の項目、共同利用者の範囲、利用目的、および管理責任者の氏名または名称を、あらかじめお客様に通知し、または公表します。

第11条（Cookieおよびアクセス解析）

1. 当社ウェブサイトでは、利便性の向上および利用状況の把握のため、Cookieおよび類似の技術を使用します。
2. お申し込みフォームでは、入力途中の内容をお客様のブラウザ（ローカルストレージ）に最長7日間保存します。この内容は送信されるまで当社には届かず、送信が完了したとき、または「入力内容を消去」を押したときに削除されます。
3. 当社は、アクセス解析ツール（Cloudflare Web Analytics）を利用することがあります。当該ツールは、Cookieを使用せず、個人を特定しない形式で閲覧情報を収集します。収集される情報およびその取扱いは、ツール提供者の利用規約およびプライバシーポリシーに従います。
4. お客様は、ブラウザの設定によりCookieの受け入れを拒否することができます。ただし、その場合、当社ウェブサイトの一部の機能をご利用いただけないことがあります。
5. アクセス解析ツールの無効化（オプトアウト）の方法：ブラウザの設定で当社ウェブサイトのJavaScriptを無効にすることにより、アクセス解析ツールによる情報の収集を停止できます。

第12条（保有個人データの開示等の請求）

1. お客様は、個人情報保護法の定めに従い、ご自身の保有個人データについて、当社に対して次の請求を行うことができます。
   1. 利用目的の通知
   2. 開示（第三者提供記録の開示を含みます）
   3. 内容の訂正、追加または削除
   4. 利用の停止または消去
   5. 第三者への提供の停止
2. 前項の請求は、第13条の窓口宛てに、電子メールにより行っていただきます。当社は、請求者がご本人またはその正当な代理人であることを確認したうえで、2週間以内に回答します。
3. 利用目的の通知および開示の請求については、1件あたり1,100円（税込）の手数料を申し受けます。
4. 次の場合、当社は請求の全部または一部に応じられないことがあります。その場合は、その旨を理由とともにお知らせします。
   1. ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   3. 法令に違反することとなる場合
   4. 法令に基づく保存義務のある本人確認書類および取引記録について、保存期間内の消去を求められた場合

第13条（お問い合わせ窓口）

個人情報の取扱いに関するご質問、ご意見、および前条の請求は、次の窓口で受け付けます。

第14条（本ポリシーの改定）

1. 当社は、法令の改正、本サービスの内容の変更その他の事由により、本ポリシーを改定することがあります。
2. 改定後の本ポリシーは、当社ウェブサイトに掲示した時点から効力を生じます。法令上お客様の同意が必要となる変更を行う場合は、当社所定の方法により同意を取得します。
3. 重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトへの掲示に加えて、会員の方に電子メールでお知らせします。